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修正「臺中市政府建設局辦理採購案件保密作業要點」,名稱並修正為「臺中市政府建設局及所屬機關辦理採購案件保密作業要點」,自即日生效,請查照。

主管機關: 臺中市政府建設局
發文機關: 臺中市政府建設局
發文日期: 108.08.13
發文字號: 中市建政字第1080035882號 函
異動性質: 修正
旨: 修正「臺中市政府建設局辦理採購案件保密作業要點」,名稱並修正為「臺中市政府建設局及所屬機關辦理採購案件保密作業要點」,自即日生效,請查照。
法規名稱: 臺中市政府建設局及所屬機關辦理採購案件保密作業要點
法規內文:
一、臺中市政府建設局(以下簡稱本局)及所屬機關為維護採購程序之公
    平、公開,預防辦理採購案件時發生洩密及圍標等情事,以確保採購
    品質及維護公務機密。
二、採購案件依規定應予保密,而涉有機密文書之簽(會)辦者,應依文
    書處理手冊有關文書保密之規定辦理。
三、本局及所屬機關採購案件適用本要點。
四、辦理採購案件應嚴守保密措施:
   (一)擬定招標文件之保密(招標公告前)
         1、招標文件包含招標前需求單位簽報之預算書(表)(圖)、估
            價單、需求、規格等資訊及資料。
         2、招標文件內容於招標公告前應予保密,但須向廠商公開說明
            或公開徵求廠商提供招標文件參考資料者,其內容可於公告
            前公開,並應刊登政府採購公報或公開於主管機關之資訊網
            路,使廠商得藉此獲得招標之資料。
   (二)等標期之保密
         1、對於底價、領標、投標廠商之名稱與家數及其他足以造成限
            制競爭或不公平競之相關資料,均應保密。
         2、依實際需要,得於招標文件中公告底價。
   (三)底價核定作業之保密(決標前)
         1、由秘書室繕製底價表(袋)會由需求單位填寫預估金額後,
            依規送陳機關首長或其授權人員核定底價,核定之底價應以
            密件封存後,由秘書室採購承辦人保管。參與底價會核及核
            定人員均應嚴守保密規定。
         2、開標時開標主持人及監標人員應檢視底價仍密封無誤後,始
            得進行開標,於決標 前應保密。
   (四)採購評選作業應依採購評選委員會委員名單保密措施一覽表規定
         辦理。
         1、成立採購評選委員會:評選委員建議名單簽報機關首長或其
            授權人員核定時,簽辦公文應註明為密件並置於專用封套或
            機密文書送文袋內,必要時由承辦人以密件親持處理。
         2、派兼或聘兼採購評選委員會委員:
           (1)承辦人依機關首長或其授權人員所核定之遴聘(派)順
                序,親自辦理委員聯繫及徵詢意願作業。
           (2)發函予派兼或聘兼採購評選委員會委員,應以密件發函
                並對各委員分繕發文,委員名單不得公開。
         3、廠商投標文件之保密:
            廠商投標文件若必須於評選前函送各評選委員審閱,應註明
            為密件分繕發文,並載明下列評選委員應配合事項:
           (1)評選委員對於廠商投標文件內容及所知悉之招標資訊,
                應予保密,且不得與廠商私下接洽與該採購案有關之事
                務。
           (2)廠商之投標文件,評選委員出席會議時攜回,評選後機
                關應回收保存。
         4、採購評選委員會議:
            開會通知單及會議紀錄註明為密件,對各委員分繕發文,評
            選會議屬不公開作業,仍應嚴守相關保密措施。評選委員對
            於所知悉之資訊及受評廠商之投標文件內容及資料,應予保
            密。
   (五)廠商的投標文件因涉及廠商的商業秘密,決標後除供公務上使用
         或法令另有規定外,應保守秘密。
   (六)採購評選委員會之會議紀錄及各委員評選後彙總製作之總表, 
         除涉及個別廠商之商業機密者外,投標廠商並得申請閱覽、抄寫
         、複印或攝影。
         各出席委員之評分或序位評比表,除法令另有規定外,應嚴守保
         密,不得申請閱覽、抄寫、複印或攝影。
   (七)採購評選委員會成立後,其委員名單應即公開於主管機關指定之
         資訊網站;委員名單有變更或補充者,亦同。但經機關衡酌個案
         特性及實際需要,有不予公開之必要者,不在此限。機關公開委
         員名單者,公開前應予保密;未公開者,於開始評選前應予保密
         。
   (八)採購人員應遵守採購人員倫理準則,並配合下列事情:
         1、採購案件之規劃設計階段,對應保密事項,均應確實依照政
            府採購法及其他相關保密法令規章處理。
         2、採購案件保密事項得公開前如發生洩密或有洩漏之虞時,應
            立即通知政風室因應處理。
         3、辦理採購作業,如有發現可疑跡象或懷疑,應即通知政風室
            ,並留意保存或採證之可能。
         4、各監辦人員(單位)應確實監督相關作業流程,發現弊端應
            即依據法令採取相關措施。
         5、對於洩密或勾串圍標資訊,政風室於查察後,隨時陳報機關
            首長核處。  
五、處理採購案件發現有違反政府採購法及其施行細則暨相關子法所規定
    應予保密之事項,應即知會政風室,會同研擬適當補救措施,使損害
    減至最低程度,並個案分析洩密原因及管道,防範洩密事件再發生。
六、執行本要點績效卓著者,由政風室簽報獎勵;違反保密規定致洩密者
    ,依情節輕重簽辦懲處。
七、本要點如有未盡事宜,悉依有關法令規定辦理。

 
圖表附件: