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修正「臺中市政府建設局維護機密文書作業要點」,名稱並修正為「臺中市政府建設局及所屬機關維護機密文書作業要點」,自即日生效,請查照。

主管機關: 臺中市政府建設局
發文機關: 臺中市政府建設局
發文日期: 108.08.13
發文字號: 中市建政字第1080035366號 函
異動性質: 修正
旨: 修正「臺中市政府建設局維護機密文書作業要點」,名稱並修正為「臺中市政府建設局及所屬機關維護機密文書作業要點」,自即日生效,請查照。
法規名稱: 臺中市政府建設局及所屬機關維護機密文書作業要點
法規內文:
一、臺中市政府建設局(以下簡稱本局)及所屬機關依據法務部訂頒「政
    風機構維護公務機密作業要點」第三點規定,訂定本要點。
二、為確保本局及所屬機關應保密之公務文書、電子檔案資料、人事資料
    、會議資料、採購案件、檢舉案件等(以下統稱機密文書)之安全,
    有效防範洩密事件發生,特訂定本要點,作為執行公務機密維護之準
    據。
三、各單位處理機密文書,應依國家機密保護法及其施行細則、機密檔案
    管理辦法、文書處理手冊及其他相關法令規定辦理。
四、各單位有關機密文書之維護、管理事項,除其他法令另有規定外,應
    依本作業要點落實執行。
五、機密維護工作由政風室負責策劃、協調、推動及洩密查處,各單位應
    全力配合執行,並由機關首長或指派人員指揮與監督。
六、政風室每年底應檢討本年度機密維護執行成效,並據以訂定下年度機
    密維護實施計畫(併入年度政風工作實施計畫),以利推動與執行。
七、各單位區分文書機密等級應依下列規定辦理:
   (一)接收外部之機密文書應按原列絕對機密、極機密、機密、密之
         等級區分,不得隨意變列絕對機密、極機密、機密、密之等級
         區分,不得隨意變更。
   (二)本局內部創稿之機密文書,不屬國家機密文書,不得列為絕對
         機密、極機密、機密等級,均應依一般公務機密文書列為密等
         級。
   (三)其他無需保密之文書,不得區分機密等級。
八、各單位變更機密文書等級應依下列規定辦理:
   (一)辦理各種機密文書,經區分機密等級後,各單位主管應督導所
         屬每年至少檢討乙次,研析有無變更或註銷機密等級之必要。
   (二)對於內部創稿之機密文書,經研析需變更或註銷機密等級者,
         應由原承辦單位按規定辦理變更或註銷手續。
   (三)接收外部之機密文書,認為有變更或註銷機密等級之必要時,
         得建議原發文機關辦理之。
九、各單位銷毀機密文書應依下列規定辦理:
   (一)機密文書非經解密或逾保存年限者,不得銷毀。
   (二)檔案管理單位(秘書室)每年應定期清查機密檔案一次,對於
         已解密之文書,得請業務承辦單位依法辦理機密檔案之解密事
         宜。
   (三)各單位辦理解密或逾保存年限文書銷毀,應先會知政風室,並
         簽陳機關首長或其授權人員核定後辦理。
   (四)辦理解密文書或逾保存年限文書銷毀,承辦人應親自執行,不
         得假手他人,送至焚化爐應俟完全化為灰燼、送至紙漿廠應俟
         全部投入化漿池後才能離開,並應請政風室派員監毀。
十、經核定機密之文書,應依下列規定事項加強管制作為:
   (一)機密文書之分發,以其職務上必須持有者為限。
   (二)機密文書應指派專人管理,並設置安全性高之專櫃存放。
   (三)機密文書未經專案簽陳機關首長或其授權人員核准,不得攜出
         本機關外。
   (四)機密文書資料在解密前,不得提供外籍人士及一般民眾或廠商。
   (五)檢調單位因偵辦需要,請求提供之案卷,應以正式函文商調,除
         應先會知政風室外,並應簽陳機關首長或其授權人員核准後,始
         可借調。
十一、各單位接收機密文書應依下列規定權限負責拆封:
     (一)受文者為機關首長之文書,應陳機關首長親自拆封;受文者為
           機關之機密文書,應陳機關首長或授權人員或指定專責人員
          (單位)拆封。
     (二)受文者為各單位之機密文書,由單位主管或其指定之專責人員
           拆封。
     (三)受文者為其他人員之機密文書,逕交由其本人拆封。
十二、重大之施政、採購、會議等,政風室認有應列為保密必要者,應協
      調業務主管單位以秘密方式舉行,並會同訂定重大專案保密措施據
      以執行,訂定重大專案保密措施之事項如下:
     (一)查核金額以上採購案件之招標過程。 
     (二)人事升遷、考績、獎懲之評議過程。 
     (三)尚不能公開各種議案之籌備、研商、檢討會議。 
     (四)採購評選作業。 
     (五)其他須保密之重大施政措施。
十三、各單位召開人事獎懲(含升遷、考績)、採購評選(審)、人事甄
      試或其他應保密之重大會議,應依下列注意事項辦理: 
     (一)會場應選擇環境單純或有隔音效果佳之處所舉行,會議召開前
           ,承辦單位應確實檢視會場陳設及週邊,防止竊聽情事發生。
     (二)會議召開前,承辦單位應確實巡視會場周邊,並嚴禁閒雜人員
           留滯會場。
     (三)會議之機密等級,除用文字標示於有關資料外,會議主席應在
           會議之開始及終結時,以口頭宣布。
     (四)對參與人員資格應嚴予審查,會議資料應予編號,會議書面資
           料及會中發言內容,以限於與會人員需要知悉者為原則,不得
           抄錄、攝影、錄音及以其他方式傳輸現場影音,會後不得對外
           透露會議內容。
     (五)會議資料於畢會時收回,非經許可不得持有,並由服務人員檢
           視會場,對於遺棄之文件及廢紙,應回收絞碎或作妥善之處理
           。
     (六)人事甄試之試題應作保密措施,防杜洩題造成考試不公之情形
           發生。
十四、公務通訊應依下列規定事項加強管制:
     (一)凡機密公務,嚴禁使用電話、手機、電子郵件傳達,對於民眾
           探詢或洽辦公務上屬秘密事項,應拒絕回答。
     (二)長官辦公室、會議室等重要辦公處所,定期委託專業單位實施
           防竊聽、防偷錄之檢測,以免被裝置竊聽器、監視器,而造成
           機密外洩。
     (三)各單位應經常檢視電話線路有無異常,如發現異常裝置物,應
           保持現場完整,迅速通知政風室處理。
     (四)各單位舉行機密性會議,應由主席於會議之開始要求與會人員
           關閉手機,以防止機密外洩。
十五、各單位使用影印機及電話傳真機,應依下列規定加強管理: 
     (一)影印機或傳真機,均應指定專人負責管理。
     (二)因公務需要影印機密文書資料,應先經單位主管核准。
     (三)機密文書資料不得使用電話傳真機傳送,如因時效性有使用傳
           真機傳送之必要,應先電話聯繫,俟確認接收單位人員已在傳
           真機旁後,再行傳送。
     (四)應定期清查影印機、電話傳真機有無裝置記憶晶片,前述事務
           機器報廢時,應將記憶晶片取出銷毀(磁)後辦理報廢。
     (五)碎紙機應放置在影印機、印表機旁,便於銷毀誤繕誤印之廢紙
           ,影印機密文書如遇夾紙應即取出銷毀,以避免機密資料外流
           。
十六、各單位接待民眾、廠商、大陸人士等外賓,應依下列保密規定辦理:
     (一)民眾或媒體記者來訪,不得在辦公室接客,應接待至會客室洽
           談,以防止機密文件失竊。
     (二)僱用廠商在辦公室修繕、佈置或處理雜物時,主辦單位應派員
           在旁監督,以防止機密文書遺失。
     (三)接待國內、外來賓參訪,主辦單位應事先審查簡報或說明內容
           ,避免提及機密事項,以防洩密。
     (四)大陸人士參訪本局,接待單位應事先審酌參訪地點及提供之資
           料,避免洩密,並知會政風室。
     (五)具有政策性、重要性之新聞稿,以機關名義發布時,應簽陳機
           關首長或其授權人員核定後發布。
十七、各單位執行有關資訊安全管理事項,除應依據行政院及所屬各機關
      資訊安全管理要點辦理外,並輔以下列措施: 
     (一)有關資料之輸出入,均應建立識別碼或通行碼等管制制度,並
           應視需要經常更新。 
     (二)連線作業管制使用終端機設備與其他機關主機連線作業者,應
           報請權責單位核准後,給與編號列入管制,並於系統中限制其
           可運用之範圍。
     (三)資訊檔案應建立管理制度,除應分級管理外,具機密性質資料
           ,應依規定加註機密屬性,輸出之機密性報表,亦同。 
     (四)個人電腦管制機密資料以硬碟或磁碟片錄製檔案者,應加設資
           料存取控制。 
     (五)儲存機密資料之硬碟應指定專人管理,詳實紀錄調借使用情形
           ,定期清點數量,並應利用防潮箱﹙櫃﹚存放,平日應上鎖妥
           慎保管。
     (六)硬體介面卡及軟體程式作業,經權責主管核可後由資訊人員實
           施,非經資訊人員同意,不得擅自更動介面卡及修改程式。
十八、政風室每年應針對各單位執行公務機密維護成效,會同各單位機密
      承辦人員實施定期與不定期保密檢查,檢查結果簽陳機關首長核閱
      後,就缺失建議改善部分,移請受檢單位策進。
十九、政風室每年應針對各單位執行資訊安全管理成效,會同本局機電資
      訊科實施資訊安全稽核一次,稽核結果簽陳機關首長核閱後,就缺
      失建議改善部分,移請受稽單位策進。
二十、發生洩密事件時,政風室應依有關法令規定暨處理方式查處,並應
      迅速協調相關業務主管單位,研採補救措施,並追究洩密責任。
二十一、各單位執行公務機密維護工作成效卓著之員工或單位主管,由政
        風室簽報機關首長予以公開獎勵、表揚;推行不力致發生洩密情
        事者,依有關規定懲處。

 
圖表附件: