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修正臺中市政府及所屬機關處理人民陳情案件作業要點

主管機關: 臺中市政府研究發展考核委員會
發文機關: 臺中市政府
發文日期: 102.11.01
發文字號: 府授研服字第1020209265號 函
異動性質: 修正
旨: 修正臺中市政府及所屬機關處理人民陳情案件作業要點
法規名稱: 臺中市政府及所屬機關處理人民陳情案件作業要點
法規內文:

一、臺中市政府(以下簡稱本府)為加強本府及所屬各機關(以下簡稱各
    機關)處理人民陳情案件之效率與品質,特依行政程序法第一百七十
    條第一項規定訂定本要點。
二、陳情案件應依行政程序法第一百六十九條規定,以書面或言詞等方式
    提出。
三、各機關得設代表電子信箱受理電子郵件陳情;惟如寄至機關之個人信
    箱者,得不予受理。
四、人民陳情案件應載明具體陳述事項、姓名及聯絡方式,包括電話、住
    址、傳真號碼及電子郵件等,若無提供得不予受理。
五、各機關受理人民陳情案件,依下列原則辦理:
  (一)受理民眾陳情應登記編號列管,並應告知列管編號,便於陳
          情人查詢辦理情形。
  (二)受理陳情案件應依案情性質先行分類,同一案件有多項案情,
        分由多個機關承辦時,應分別列管。
  (三)接獲案件如認分文有誤時,應於各機關總收文簽收一日內,
     敍明理由及建議改分對象後退回改分,以爭取時效。
  (四)陳情案件應建立檔案,並定期統計分析。
六、各機關處理人民陳情案件,依下列原則辦理:
  (一)應針對案情內容敘明具體處理意見及法規依據,並採簡明、
     親切、口語化之文字。
  (二)陳情案件依分層負責規定逐級陳核後,應視案情需要,以公
     文、電話、電子郵件、傳真或其他方式將辦理情形答復陳情
     人,並告知列管編號、承辦人員聯絡方式。
  (三)經本府錄案列管之案件,除陳情人未留聯絡方式或表示不需
          回復外,應確實回復陳情人,並登錄於人民陳情管理系統。
  (四)陳情案件有下列情形之一者,得依行政程序法第一百七十三
     條規定,簽報機關首長同意不予處理:
     1.無具體之內容或未具真實姓名或住址者。
     2.同一事由經予適當處理並已明確答覆後,而仍一再陳情者
            。
     3.非主管陳情內容之機關,接獲陳情人以同一事由分向各機
      關陳情者。
  (五)經簽准同意不予處理之案件,應依下列程序辦理:
     1.向陳情人說明已為適當處理,婉釋爾後以同一事由再度陳
      情,將不予處理回復,並將處理情形登錄於人民陳情管理
      系統。
     2.嗣後陳情人再以同一事由陳情,仍需依規定收文及分案;
      承辦機關無需處理及回復,僅需將簽准不予處理之情形登
      錄於人民陳情管理系統後,據以結案。
  (六)對同一陳情人持續或大量陳情案件,如認為顯有耗費機關行
     政資源之虞者,得查明相關情事,簽奉市長同意後,不予受
     理錄案。
  (七)經簽准同意不予受理案件,應依下列程序辦理:
     1.應向陳情人說明,並通知受理及列管單位。
     2.嗣後陳情人再以前述事由陳情,毋需受理錄案,惟仍應作
      成紀錄以利查考。
  (八)案情特殊、複雜或需詳加調查無法於期限內辦結之案件,應
     個案簽辦展延期限,並將展延理由告知陳情人,以釋其疑慮
          。
  (九)承辦機關函轉附屬或相關機關配合辦理之案件,承辦機關應
     追蹤列管。
  (十)因法令適用疑義請示上級或相關權責機關之案件,俟釋復並
     答復陳情人後結案,未結案前承辦機關仍應持續追蹤。
  (十一)陳情內容涉及私權事項而非行政機關權責者,應婉轉建議陳
     情人逕向當地調解委員會申請調解或循司法途徑解決。
  (十二)針對檢舉案件如查無檢舉人所陳述之情事,回復時得載明如
     使公務員登載不實或謊報者,須負相關法律責任。
  (十三)各機關受理以外國語言陳情者,應以國際通用語言回復為原
     則。
七、民眾檢舉或陳情案件有保密必要者,應依個人資料保護法等相關規
  定以保密方式處理,不得公開。
八、人民陳情案件區分為下列六類,處理期限均自收文次日起算:
  (一)第一類:檢舉類,處理期限十四個工作天。
  (二)第二類:陳情類,處理期限五個工作天。
  (三)第三類:建議類,處理期限三個工作天。
  (四)第四類:其他類,處理期限三個工作天。
  (五)第五類:其他檢舉類,指檢舉路霸等影響公共安全之案件,
         處理期限五個工作天。
  (六)第六類:簽奉市長核准之專案列管案件,處理期限三十個日
         曆天。
九、展期申請:
  陳情案件未能於規定時間內辦結者,承辦人應於期限屆滿前辦理展期
    ,以原限辦日數為得展延天數,各類陳情案件辦理展期之規定如下:
  (一)陳情、建議、其他及其他檢舉類:
     以二次為限,並經機關首長核准。如需第三次展延需經市長
     同意。
  (二)檢舉類:
     以一次為限,並經機關首長核准。
  (三)簽奉市長核准之專案列管案件類:
     不得展延。
  (四)依本點規定申請之展延案件,應將展期單逕送列管單位俾憑
     辦理。
十、各機關應指定研考人員,專責辦理下列事項:
  (一)負責內部處理陳情案件之追蹤管制及結案。
  (二)對於逾期尚未辦結、漏至系統登錄或展期案件應列管追蹤、
     確實稽催。
  (三)每年一月、四月、七月、十月將前三個月陳情案件數量、所
     涉及業務性質、類別及處理結果等,加以檢討分析,研提改
     進建議供機關首長及有關機關單位參採。
  (四)平時應主動協助及督促機關同仁,熟悉處理人民陳情案件作
     業流程及系統操作。
十一、對於民眾陳情內容經常出現之業務缺失或未盡理想部分,各機關宜
   就政策面整體考量檢討改善。
十二、各類陳情案件解除列管認定標準如下:
  (一)上級機關交付列管案件或人民陳情案,應具體函復陳情人並副
    知上級機關後,解除列管。
  (二)承辦機關轉請隸屬之下級機關或相關機關處理者,應彙整該下
    級機關或相關機關回復內容並由承辦機關回復陳情人後,解除
    列管。
  (三)有關施政建議或建請權責機關之獎勵案,於承辦機關回復陳情
    人錄案參採或褒揚後,解除列管。
  (四)涉及二個機關以上權責,若原承辦機關未申請加分其他機關
    者,應彙整相關機關處理情形並回復陳情人後,解除列管。
  (五)陳情案件需經會勘或會議決議者,承辦機關應將會勘紀錄或會
    議結論回復陳情人並至系統登錄後,解除列管。
  (六)陳情案件有下列情形之一者,承辦機關於通知陳情人依原法定
    程序辦理後,解除列管:
    1.檢察、警察、調查機關進行偵查中者。
    2.訴訟繫屬中或提起行政救濟者。
    3.經判決或決定確定,或完成法定程序者。
    4.涉及重大行政違失責任,由政風機關查處中,簽奉市長同意
     由該機關自行列管者。
十三、各機關對於處理陳情案件績效優良者,得予以獎勵:
  (一)陳情案件處理速度、品質、數量、內容難易度等各方面均有優
    良表現者。
  (二)登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實且對陳情案件管制之
    落實推動有重大貢獻者。
  (三)陳情案件管制制度之革新或改進建議,經採行確具績效者。
  (四)經考評成績優良者。
十四、各機關對於處理陳情案件有下列情形者,得按情節輕重簽報議處:
  (一)無故積壓案件情形嚴重者。
  (二)對逾期未至系統登錄辦理情形之案件,經催辦仍未處理者。
  (三)登錄不確實、統計不確實、未實施各種分析致陳情案件辦理原
    則不能落實且可歸責於該員者。
  (四)對於研考人員之稽催未儘速處理者。
  (五)無故未回復陳情人案件辦理情形者。
  (六)未依本要點改分規定辦理,嚴重影響案件處理時效者。
  (七)輕易結案或推諉卸責,致影響陳情人權益者。
  (八)無正當理由,違反本要點相關規定,情節重大者。
十五、本府及各機關得視需求定期辦理考評及教育訓練。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

圖表附件: