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修正「臺中市政府內部控制監督作業要點」,並自107年1月1日生效,請查照並轉知所屬。

主管機關: 臺中市政府
發文機關: 臺中市政府
發文日期: 106.11.06
發文字號: 府授主五字第1060240206號 函
異動性質: 修正
旨: 修正「臺中市政府內部控制監督作業要點」,並自107年1月1日生效,請查照並轉知所屬。
法規名稱: 臺中市政府內部控制監督作業要點
法規內文:

臺中市政府內部控制監督作業要點
中華民國105年2月4日府授主五字第1050017565號函訂定
中華民國106年11月6日府授主五字第1060240206號函修正

壹、總則
一、為利臺中市政府(以下簡稱本府)所屬各機關(構)及學校(以下簡
    稱各機關)落實自我監督機制,以合理確保內部控制持續有效運作,
    特訂定本要點。
二、各機關應確實辦理下列各項監督作業,檢查內部控制建立及執行情形
    ,並針對所發現之內部控制缺失及提出之興革建議,採行相關因應作
    為:
   (一)例行監督:各單位主管人員就分層負責之授權業務,本於職責
         執行督導。
   (二)自行評估:由相關單位依職責分工,評估控制環境、風險評估
         、控制作業、資訊與溝通及監督作業等內部控制五項組成要素
         運作之有效程度。
   (三)內部稽核:內部稽核單位以客觀公正之立場,協助機關檢查內
         部控制建立及執行情形,適時提供改善建議,並得針對機關資
         源使用之經濟、效率及效果,以及未來有關管理及績效重大挑
         戰事項提出建議或預警性意見。
    前項內部控制監督作業得利用資訊技術,配合業務流程建立自動化
    勾稽比對等機制,就業務活動之關鍵控制重點進行持續性監控或稽
    核,俾及時偵測及防止異常事項,以合理確保業務之正常運作。
三、各機關應自行判定內部控制缺失,並經內部控制或內部稽核相關會
    議審議通過或簽陳相關召集人核定。
    前項內部控制缺失之判定依行政院訂定之「政府內部控制制度設計
    原則」所附「政府內部控制觀念架構」,及參酌「常見內部控制缺
    失態樣」所列舉常見缺失態樣辦理。
四、各機關可視業務之風險及重要程度,依下列分類辦理當年度自行評
    估及內部稽核工作,且原則於工作結束後二個月內完成自行評估結
    果及內部稽核報告:
   (一)年度自行評估及年度稽核:每年應至少各辦理一次年度自行
         評估及年度稽核,評估及稽核之期間至少應涵蓋十二個月份
         ,並可自前一年度開始進行跨年度之自行評估及稽核,其前
         後年度之起訖時間應分別相互銜接。
   (二)專案稽核:針對指定案件或異常事項等辦理專案稽核。
貳、例行監督
五、各單位主管人員應於日常管理業務過程,即時監督相關業務之內部
    控制各組成要素之存在及持續運作情形。
六、例行監督應建立主管法令規定之檢討機制,包括外界意見或執行缺
    失即時檢討相關法令規定,及對於主管業務建立適當之檢核、審查
    、追蹤、管制或考核等管理機制,並落實執行等。
參、自行評估
七、各機關應研擬年度自行評估計畫(包括評估期間及範圍等),簽報
    機關首長核定。若有必要採取抽核程序以驗證評估重點之落實情形
    ,應於自行評估計畫明定抽核方式、範圍及比率等,以作為執行依
    據。
八、各機關內部各單位應自行評估其內部控制落實情形,作成內部控制
    自行評估表(格式如附件一),簽報單位主管簽章。嗣由研擬自行
    評估計畫單位彙整各單位內部控制自行評估表之評估情形及所發現
    之內部控制缺失或所提之興革建議,提經內部控制或內部稽核相關
    會議審議通過或簽陳相關召集人核定後,簽報機關首長,並交由內
    部稽核單位追蹤後續改善或興革建議辦理情形。
九、各機關辦理自行評估時,審計部臺中市審計處(以下簡稱審計處)
    年度審核通知或臺中市地方總決算審核報告所列重要審核意見如提
    出機關內部控制機制未發揮應有效能等意見,應納入自行評估之重
    要參據;倘自行評估之評估情形為落實,惟經內部稽核單位或上級
    主管機關等提出與該評估重點有關之內部控制缺失等意見時,該評
    估單位應針對原評估作業不符情形等,於內部控制或內部稽核相關
    會議提出檢討報告及改善措施,並由內部稽核單位追蹤其改善情形
    。
十、機關業務屬性單純或規模較小者,得併由主管機關統籌辦理自行評
    估。
肆、內部稽核
十一、各機關應成立內部稽核單位辦理內部稽核工作,並由副首長以上
      人員擔任召集人。但業務屬性單純或規模較小者,得併由主管機
      關統籌辦理,並得統籌調派所屬人力交互檢查。
      機關採任務編組方式設置內部稽核單位者,其幕僚作業原則由秘
      書室(研考)辦理。但機關首長得視機關屬性及業務性質指定適
      當單位辦理之。
十二、各機關內部稽核工作得視業務需要,調度行政管考、資訊安全稽
      核、政風查核、政府採購稽核、工程施工查核、人事考核、內部
      審核、事務管理工作檢核及其他稽核職能(以下簡稱稽核評估職
      能)單位人員及主要核心或高風險業務等單位人員辦理,該等人員
      不得針對過去一年內、目前或即將負責承辦業務執行稽核。
      前項所稱一年期間,如其他法令有特別規定者,從其規定。
十三、內部稽核單位為檢查內部控制建立及執行情形,或查核機關資源
      使用之經濟、效率及效果,以及發揮預警之前瞻功能,應依下列
      規定規劃及執行內部稽核工作,包括擬訂稽核計畫、蒐集稽核佐
      證資料、製作稽核紀錄及報告等。
     (一)執行稽核工作前,得會同稽核評估職能單位擬訂稽核計畫;
           但稽核評估職能單位依相關法令規定已辦理或預計辦理稽核
           或評估者,得不重複納入內部稽核。內部稽核單位如擇有與
           稽核評估職能類似之稽核項目,得與稽核評估職能單位整合
           稽核工作期程,並維持客觀公正之立場採聯合稽核方式辦理
           。
     (二)內部稽核單位應檢視機關風險評估或績效達成程度等情形,
           就高風險或主要核心業務優先擇定稽核項目,例如:
           1、審計處臺中市地方總決算審核報告重要審核意見,經審
              計處追蹤查核結果仍待繼續改善,並再綜合研提審核意
              見者,應稽核其檢討改善情形。
           2、跨機關整合業務、占機關年度預算比例較高之業務、久
              未辦理內部、外部稽核或評估之業務、影響政府公信力
              之潛在風險案件、進度嚴重落後或停工六個月以上或因
              故解除契約等公共工程案件,稽核其執行情形或成效等
              。
           3、利用資訊系統自動處理業務控管流程或資料勾稽比對案
              件之資料異動紀錄,以及資訊系統間資料介接傳遞以人
              工處理控管流程或勾稽比對之案件,經評估存有遭蓄意
              竊取、竄改或洩漏資料等風險者,稽核其資訊系統管理
              機制。
           4、其他重大議題包括內部重要會議列管事項、市議會質詢
              案件、監察院彈劾、糾正(舉)或提出其他調查意見之
              案件、審計處臺中市地方總決算審核報告重要審核意見
              、上級與各權責機關督導等所列待改善事項、臺中市政
              府廉政會報及各機關廉政會報所提相關議題及其他外界
              關注事項等。
     (三)稽核計畫應於執行前簽報機關首長核定,其內容得包括下
           列事項:
           1、稽核項目及目的。
           2、稽核期間。
           3、稽核工作期程。
           4、稽核工作分派。
           5、經費來源。
     (四)內部稽核單位得於執行稽核計畫前召開行前會議,依稽核
           項目之性質及受查單位之特性等選擇稽核方式,包括檢查
           、觀察、詢問、驗算或查證等,並視需要擇定適宜之抽核
           比率,以蒐集及查核充分且適切之稽核證據,據以支持稽
           核結論。
     (五)內部稽核人員執行內部稽核工作,得檢查相關文件、資產
           ,並詢問有關人員,受查單位應全力配合提供稽核所需資
           料並詳實答覆,無正當理由不得拒絕。
     (六)內部稽核人員執行內部稽核工作,得從下列五個面向進行
           分析,俾提出稽核建議與受查單位充分溝通:
           1、現況分析:陳述實際發現之現況或問題。
           2、判斷標準:依據法令規定或選擇適當之判斷基準,用
              以作為評估或驗證之參據。
           3、影響分析:掌握實際情況已經(可能)存在之衝擊及
              其影響層面與嚴重程度。
           4、造成原因:深入探究實際情況發生之根本原因,以免
              忽略關鍵核心問題。
           5、建議意見:綜合分析並與受查單位共同研擬改進建議
              ,以解決根本原因或核心問題。
     (七)稽核項目具有量化或非量化之績效目標或指標時,內部
           稽核人員得採行下列程序,衡量稽核項目之資源使用是否
           具有經濟、效率及效果,俾提出可能提升績效之建議,以
           協助機關制訂政策、績效目標或指標、計畫或強化內部控
           制機制,另得就機關未來有關管理及績效重大挑戰事項提
           出預警性意見供機關參考。
           1、蒐集與稽核項目有關之資料。
           2、選擇適當之衡量基準,其來源包括:
           (1)前期績效、既定(或預計)目標及其績效衡量指標。
           (2)法令規定或契約規範,如:預計完成之期限、品質或
              數量標準等。
           (3)國際公認之指標或標準等。
           (4)其他同類績效優良機關、單位或民間相關機構等之標
              竿典範。
           (5)內部稽核人員專業判斷。
           3、運用計算、分類及比對等方式,分析實際績效與衡量
              基準之差異,並了解差異原因及其影響。
     (八)內部稽核人員應正確且完整記錄稽核情形並檢附佐證資
           料,作成稽核紀錄。稽核紀錄得包括下列事項:
           1、稽核項目。
           2、稽核方式。
           3、稽核發現。
           4、稽核結論。
           5、改善措施或興革建議。
     (九)年度稽核及專案稽核均應作成內部稽核報告,揭露稽核
           發現之優點、稽核發現與相關自行評估結果不一致等缺
           失、改善措施或興革建議,並依程序簽報機關首長核定
           後送各受查單位。內部稽核報告之參考格式如附件二。
十四、內部稽核單位應彙整內部控制缺失及興革建議,送相關單位
      填報改善及辦理情形,並至少每半年將追蹤該等缺失改善情
      形及興革建議辦理情形(參考格式如附件三)簽報機關首長核
      定。內部控制缺失應追蹤至改善完成為止,以確認相關單位
      已採取適當之改善措施;興革建議應追蹤至相關單位評估其
      可行性,以決定是否採納該等建議或採行相關因應作為為止
      。
十五、內部稽核人員執行內部稽核工作時,應對潛在風險業務保持
      警覺,並掌握可能涉有公帑損失、浪費等不法或不當情事;
      稽核結果如發現可能有不法或不當情事者,應簽報機關首長
      責請相關稽核評估職能單位人員進一步查處。
十六、內部稽核人員應持續參加內部稽核相關教育訓練,以提升稽
      核品質及能力,並應秉持誠實信用原則及專業上應有之注意
      ,確實執行稽核工作。惟內部控制有其先天限制,且內部稽
      核原則採抽核方式實施,無法絕對保證一定能發現不法或不
      當情事。
十七、內部稽核單位執行內部稽核工作期間,如發現重大違失或機
      關有受重大損害之虞時,應立即簽報機關首長處理;稽核資
      訊涉及隱私、機密、不法或不當之行為,不宜揭露予所有報
      告收受者時,得另單獨作成報告揭露。
伍、附則
十八、各機關辦理自行評估結果及內部稽核報告所列改善措施或興
      革建議,若涉及需修正內部控制機制者,應由負責內部控制
      業務之幕僚單位督導各單位修正。
十九、各機關得將內部控制建立及執行情形(如自行認定內部控制
      缺失及其改善成效等),納為辦理機關內部單位間團體績效
      評比之衡量標準。
二十、各機關辦理自行評估表件及其佐證資料、內部稽核表件(包
      括稽核計畫、稽核紀錄、稽核報告)及其佐證資料等,應自
      各該工作結束日起,以書面文件或電子化型式至少保存五年
      。
二十一、為落實機關自主管理,各機關於整體內部控制有效之前提
        下,得彈性調整自行評估及內部稽核之作法。
二十二、市營事業除已依照或參照現有法令規定訂有自行評估及內
        部稽核相關規定者,應加強落實辦理外,準用本要點之規
        定。

圖表附件: